こんにちは。Alicefactoryの上田です。

「ChatGPTにメール文を作成してもらいたいけれど、どんな指示をすればいいの？」

そんな疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。

ChatGPTは非常に優秀ですが、適切なプロンプト（指示）を出さなければ、意図とは少しズレたメールが生成されることもあります。

そこで今回は、ChatGPTに的確なメールを作成してもらうための「効果的なプロンプトの書き方」について詳しく解説します。

これを読めば、誰でもスムーズにプロフェッショナルなメールを作成できるようになります！

ChatGPTにメール文を作成してもらう際、指示が曖昧だと「思っていたのと違う」メールができてしまうことがあります。
例えば、以下のようなプロンプトでは情報が足りません。

❌ 良くない例

「会議の日程変更のメールを作って」

この指示だけでは、

✅ どの会議なのか？

✅ 誰に送るのか？

✅ どんなトーンで書くのか？

✅ 変更後の日程はどうするのか？

などが不明です。

そのため、ChatGPTが適切なメールを作成するためには、「何を伝えたいか」をできるだけ明確にすることが重要です。

ChatGPTにメール文を作成してもらうときは、次の5つのポイントを意識してプロンプトを作成すると、より意図に沿ったメールができます。

① 目的（メールのゴールを明確にする）

まず最も大事なのは、「メールの目的」です。「このメールを通じて何を達成したいのか？」を明確に伝えましょう。

例：

✅ 会議の日程変更を依頼する

✅ クライアントに新しい提案を送る

✅ 上司に進捗を報告する

✅ 取引先にお礼を伝える

② 宛先（送る相手の情報）

次に、「誰に送るメールなのか」を具体的に伝えます。理由は宛先によって、メールのトーンや表現を変える必要があるからです。

例：

✅ 取引先の担当者（フォーマルなビジネスメール）

✅ 上司（丁寧かつ簡潔なメール）

✅ 同僚（ややカジュアルでもOK）

✅ 友人やプライベート（カジュアルな文章）

③ 内容の詳細

次に、具体的にどんな内容を含めたいのかを明確に伝えます。以下のような情報を盛り込むと、より的確なメールが作れます。

✅ 伝えたいポイント（箇条書きでもOK）

✅ 必要な情報（日時、場所、提案内容など）

✅ 相手に求めるアクション（返信、承認、確認など）

④ トーン（文体）

メールの文体（トーン）も指定すると、意図に合った文章になります。

例：

• フォーマル（取引先や上司向け）

• カジュアル（同僚や友人向け）

• フレンドリー（親しみを込めつつ丁寧に）

• 簡潔に（短くポイントだけ伝えたい場合）

⑤ その他の要望

細かい要望があれば、ここで指定しましょう。

✅ 件名の提案もしてほしいか？

✅ メールの長さ（短め・普通・詳細に）

✅ 特定のフレーズを入れたいか？

✅ 言語指定（日本語・英語など）

上記のポイントを踏まえた、具体的なプロンプト例を紹介します。

🔹 例①：取引先に会議の日程変更を依頼するメール

「取引先の○○株式会社の担当者（鈴木様）に、今月20日の打ち合わせを21日に変更できるか聞くメールを作成してください。フォーマルなビジネスメールのトーンで、相手の都合も配慮した表現を使ってください。」

👉 このプロンプトのポイント

✅ 宛先（取引先の担当者）

✅ 目的（会議の日程変更）

✅ 具体的な情報（元の日程と希望の日程）

✅ 文体（フォーマル）

🔹 例②：上司にプロジェクトの進捗報告をするメール

👉 このプロンプトのポイント

✅ 宛先（上司）

✅ 目的（進捗報告）

✅ 伝えたい情報（進捗・課題・今後の予定）

✅ 文体（フォーマル、簡潔）

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🔹 例③：友人にイベントの案内を送るメール

「友人に来週のBBQイベントの案内を送るメールを作ってください。カジュアルな雰囲気で、以下の情報を含めてください：

• 日時：○月○日 12:00〜

• 場所：○○公園

• 持ち物：飲み物・お肉・遊び道具など

• 参加可否を前日までに教えてほしいこと

親しみやすい感じでお願いします！」

👉 このプロンプトのポイント

✅ 宛先（友人）

✅ 目的（BBQの案内）

✅ 伝えたい情報（日程・場所・持ち物など）

✅ 文体（カジュアル、親しみやすい）

の4項目を明確に伝えています。